Segurança nos e-mails corporativos: Entenda como evitar ameaças aos dados da sua empresa.Os e-mails corporativos são uma das principais portas de entrada para ameaças de segurança a infraestrutura de TI das empresas. Para minimizar os riscos é preciso fortalecer a proteção dos dados da organização e ampliar a educação dos colaboradores sobre a utilização adequada deste meio de comunicação.
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Procedimentos:
Evitar a troca de informações confidenciais
Muitas vezes profissionais utilizam os serviços de e-mail para o envio e o recebimento de dados confidenciais. Por meio de anexos ou mesmo no corpo da mensagem, colaboradores trocam dados sobre projetos, iniciativas corporativas e transações financeiras. No entanto, esse comportamento devem ser evitado ao máximo. use sempre programas de cryprografia como https://macpaw.com/encrypto para que o arquivo possa ser visto aberto apenas com a senha para descompactar. isso funciona também em zip, winrar e até mesmo pdf. Em redes públicas, como é o caso das conexões disponibilizadas em hotéis e aeroportos, hackers podem tentar capturar os dados enviados por um computador. Nesse tipo de ataque, chamado deman in the middle, um dispositivo é configurado para se disfarçar como um equipamento de rede, processando todo o tráfego e tentando acessar pacotes com registros sensíveis. Profissionais devem levar em consideração a possibilidade do seu dispositivo estar hackeado ou da conexão corporativa estar comprometida, o que também pode levar à exposição de informações privadas. Para permitir o uso de serviços de e-mail corporativo em mais ambientes, gestores de TI podem investir em soluções que possuem métodos de envio de mensagens com criptografia. Além disso, as rotinas de segurança podem incorporar o uso de UTM e protocolos de segurança. Junto com a criptografia, eles diminuem as chances de alguém obter acesso não autorizado aos dados da empresa, ampliando a confiabilidade das mensagens enviadas pelos colaboradores e altamente controlada pelo software de gerenciamento via access poing. Controlar a abertura de anexos: O envio de anexos infectados está entre os principais métodos de ataque virtual. Algumas técnicas mais avançadas incluem até o uso de engenharia social, criando mensagens direcionadas para que usuários abram um e-mail que parece ser feito por uma fonte confiável. Nesse cenário, gestores de TI devem investir em rotinas que atuem diretamente no servidor de e-mail local de envio, filtrando mensagens maliciosas ou potencialmente perigosas antes de anexar no outlook.
Incentivar a adoção de senhas complexas e chaves acima de 19 caracteres não memorizada.
As senhas são o principal método de autenticação utilizado por vários serviços. Para que a empresa seja capaz de diminuir o número de vulnerabilidades nos seus sistemas, é fundamental que o gestor de TI incentive o uso de palavras-chave de alta complexidade. Elas são difíceis de serem adivinhadas e, por isso, reduzem as chances de um algoritmo de quebra de senha auxiliar terceiros na obtenção de acesso não autorizado às mensagens corporativas.Uma boa senha deve possuir variação entre letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Ao menos 8 caracteres devem ser utilizados. Já números e letras, sempre que possível, não devem ser repetidos, tornando a senha ainda mais complexa. Nunca use a sema senha para sistema e contas de e-mails. cada painel, conta ou sistema deve ter sua senha própira. se um hacker descobre sua senha, esta será tentada em todas as plataformas e e-mails. Verifique aqui se sua senha vazou: https://haveibeenpwned.com/
Adotar a autenticação de 2 passos para sistemas
A autenticação de 2 passos é um método criado nos últimos anos para impedir o acesso não autorizado a sistemas, ainda que o usuário tenha sua segurança comprometida. Sempre que um login for feito em um dispositivo desconhecido, uma camada de verificação adicional é acionada, com o envio de um código especial seja por meio de SMS, aplicativo próprio ou e-mail. Assim, o usuário pode validar sua identidade e impedir o acesso a seus recursos por terceiros. ativar em: https://www.hostcuritiba.net.br/painel/user/security
Usar sistemas com metadados confiáveis e requisitos de seguranças seguros em autenticação
Os metadados criados por sistemas de e-mail são fundamentais para garantir que cada mensagem esteja em aderência com os padrões de segurança definidos pelo mercado. Eles devem incluir um conjunto de elementos que auxiliem na verificação da integralidade da mensagem e na validação de conteúdos.Os metadados também podem ser usados para dar maior controle à empresa sobre a forma como o e-mail corporativo é empregado. Os dados de envio e recebimento de mensagens podem ser analisados, permitindo a identificação de padrões, correção de falhas e otimização de recursos. Dessa forma, a empresa pode tornar o envio de cartas registradas mais confiável, além de reduzir o tempo necessário para a execução de rotinas administrativas. Ao usar Softwares terceiros para envios de e-mails ou geração de Notas Fiscais, cheque se este software atende os requisitos mínimos de segurança ao enviar como autenticação e criptogragia do sistema.
Levar em conta os padrões do mercado
Todo sistema de gestão de e-mail corporativo deve não só possuir um alto desempenho, mas também estar dentro dos principais padrões técnicos do mercado. Dessa forma, empresas podem contar com a garantia de que adotaram uma plataforma de troca de dados segura, com alta eficiência e baixo nível de falhas.Nesse sentido, gestores de TI devem verificar se a ferramenta de gestão de e-mails permite a incorporação dos protocolos de segurança e privacidade de referência do mercado. Os processos de desenvolvimento do aplicativo também podem ser avaliados, garantindo uma capacidade maior de resposta às demanda do mercado, o que manterá o produto sempre com um baixo nível de falhas. Consequentemente, as plataformas usadas para a troca de mensagens terão um nível de confiabilidade maior e todas autenticadas.
Implementar bons filtros de SPAM
O filtro de SPAM pode ser visto como um dos principais sistemas que garantem a confiabilidade das mensagens direcionadas para a caixa de entrada de cada usuário. Sua função é rastrear e filtrar mensagens com conteúdos suspeitos, links maliciosos e propagandas não solicitadas. Diante disso, gestores de TI devem avaliar todas as características do filtro implementado no serviço de gestão de e-mail.A ferramenta usada para a filtragem de SPAM pode ser continuamente melhorada. Gestores de TI devem alimentar o banco de dados do sistema com itens que o tornem mais eficaz e ampliem sua capacidade de identificar e-mails não solicitados. Assim, a segurança do e-mail corporativo será constantemente ampliada.
Contar com uma solução robusta
Para reduzir os custos com postagens e encurtar o processo, antigamente feito via carta registrada, garantir a integridade do documento com o Carimbo do Tempo, contar com a geração de um protocolo de entrega e com a integração aos demais sistemas corporativos, bem como para ter como comprovar o envio, o recebimento, o download e a leitura de anexos das mensagens, é preciso contar com uma solução realmente robusta e comprovadamente eficaz.E é claro que, com todas essas funcionalidades trabalhando no sentido de assegurar o valor jurídico das mensagens e providenciar elementos periciáveis para a empresa, a segurança no e-mail corporativo vai às alturas.
Quais são as maiores ameaças ao e-mail corporativo?
Existem várias formas de ataques a e-mails corporativos que podem representar riscos e prejuízos para a empresa. Eles vão desde ameaças digitais e complexos ciberataques ao roubo de dispositivos móveis que não estão devidamente protegidos e podem entregar de mãos beijadas o acesso a dados.Um desses ataques, conhecido como man in the middle, também depende de uma conexão pública, que pode acontecer em um restaurante, aeroporto ou hall de hotel, por exemplo. Nesse caso, o hacker disfarça seu dispositivo como um equipamento de rede e monitora todo o tráfego de dados, tentando acessar pacotes com informações interessantes. Para evitar esse tipo de ataque, o uso da política de Zero Trust e criptografia como recursos de segurança da empresa devem ser um padrão. Uma das ameaças mais comuns ao e-mail corporativos são mensagens disfarçadas como legítimas, para que o usuário instale inadvertidamente um malware em seu dispositivo. Essas mensagens usam phishing e engenharia social para atrair o destinatário com um assunto de seu interesse para clicar no link ou baixar o arquivo suspeito. Assim como a tecnologia avança para o bem, sabemos que ela também avança para o mal. As mensagens usando engenharia social estão cada vez mais bem elaboradas e difíceis de se detectar os sinais de alerta. Por isso educar e conscientizar os usuários sobre os riscos é tão importante. Com o aumento considerável do uso de dispositivos móveis para fins profissionais, a vulnerabilidade dos dados corporativos também cresce. No caso das políticas de trabalho remoto, por exemplo, é preciso restringir a redes seguras o uso dos equipamentos relacionados à empresa, evitando a contaminação da rede corporativa durante atividades pessoais.
Como a falta de segurança nos e-mails corporativos pode prejudicar a empresa?
Como dissemos, o e-mail corporativo ainda é um dos principais meios de comunicação e compartilhamento de documentos importantes em uma empresa. Assim, se esse meio falha ou sofre algum tipo de ataque, são esses documentos e informações que estão sob risco.O vazamento de dados é um dos maiores medos da segurança da informação. Isso porque informações sigilosas e dados sensíveis podem cair nas mãos de pessoas mal-intencionadas ou concorrentes. Além disso, a proteção de dados pessoais de terceiros armazenados pela empresa é prevista por leis como a LGPD e a falha nessa proteção pode significar multas e outras sanções.
Como garantir segurança no e-mail corporativo?
Existem algumas medidas e recursos que a gestão de TI pode adotar, a fim de aumentar a segurança dos e-mails corporativos e garantir o controle sobre as transações de dados por esse meio.
Use filtros e anti-spam
Os filtros configurados no e-mail são uma das principais formas de se assegurar a confiabilidade das mensagens que chegam à caixa de entrada. O anti-spam vem ficando cada vez mais aprimorado e consegue rastrear mensagens com conteúdos suspeitos, links maliciosos e propagandas não solicitadas.No entanto, para o e-mail corporativo, também é importante configurar outros tipos de filtro que inibam o recebimento de arquivos maliciosos, como tipos de arquivos incomuns para a empresa, por exemplo. É possível permitir que os profissionais possam fazer o download apenas de tipos utilizados pela empresa, como PDF, imagens e documentos Office.
Adote autenticação de 2 passos
A autenticação de 2 passos evita o acesso não autorizado a sistemas ou dados, adicionando uma camada de verificação de identidade no caso de acesso em dispositivos desconhecidos. Assim, é necessário um dispositivo específico, um número de telefone ou outro endereço de e-mail para validar a legitimidade de um acesso. https://www.hostcuritiba.net.br/painel/user/security
Incentive o uso de senhas complexas
Mesmo com a autenticação de 2 passos configurada, é importante que as senhas usadas sejam fortes e complexas, dificultando o trabalho de descobrir senhas de possíveis hackers.Cabe à gestão de TI conscientizar os usuários da relevância das senhas complexas e criar requisitos obrigatórios como o uso de letras, números e caracteres especiais nas senhas corporativas. A troca periódica compulsória da senha também é um recurso de segurança adicional.
Use sistemas de metadados confiáveis
O sistema de metadados permite um controle criterioso do conteúdo recebido e enviado nos e-mails corporativos. Esse monitoramento é importante para identificar padrões, reparar erros e otimizar recursos.Dessa maneira, sistemas confiáveis devem incluir elementos que auxiliem na verificação da integridade da mensagem e na validação do conteúdo, dando mais controle à empresa sobre a utilização do e-mail corporativo.
Adote a criptografia
Para garantir a segurança e a confidencialidade de mensagens com conteúdos, é importante que a gestão de TI da sua empresa também adote um sistema de criptografia de e-mails, adicionando uma camada de proteção a mais à troca de mensagens.
Dê preferência ao compartilhamento em nuvem
Dentre vários benefícios de se adotar o cloud computing, esse recurso também aumenta a segurança dos dados da empresa. Com os arquivos salvos na nuvem, é possível que todo profissional autorizado tenha acesso ao documento com segurança, sem precisar submetê-lo a transações mais vulneráveis como o e-mail.
Treinamento constante para seus profissionais
Nunca é demais ressaltar que o usuário final é a ponta mais frágil da segurança da informação, onde geralmente falhas acontecem. Por isso, a gestão de TI deve sempre se preocupar em treinar e educar todos os profissionais da empresa sobre a importância das boas práticas no uso do e-mail corporativo, garantindo a proteção dos dados.O ideal é que a segurança da informação se torne uma cultura da empresa, com a consciência de todos sobre sua importância, e não apenas processos chatos que atrasam e burocratizam a rotina.
Não espere o pior acontecer para depois tomar uma decisão. O vazamento de informações causa enormes prejuízos que podem impactar diretamente na saúde financeira do seu negócio e aplicação de LEI LGPD para sua empresa. Saiba mais
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